Procedimiento para ingreso a la plataforma de viáticos.
1- Para iniciar sesión debes ingresar al siguiente enlace: https://pgo.pae.cc/viaticos/
Deberá ingresar colocando el usuario que le fue brindado por el analista de viáticos. Y luego la contraseña.
NOTA: Al ingresar por primera vez a la plataforma, deberá ingresar con su usuario y la contraseña temporal que llegará al correo electrónico registrado, después de ingresar con dichas credenciales podrá realizar el cambio de contraseña, colocando la que el usuario desee.
2- Ingreso de solicitud (Tipos de servicios): Al seleccionar la opción ingresar solicitud, podrás visualizar tus datos (Nombre y Empresa para la cual labora) y podrás seleccionar el tipo de servicio a solicitar.
NOTA: El tipo de servicio que podrán visualizar ha sido asignado por el analista considerando los servicios que se brindan a cada cliente.
3- Identificar que tipo de servicio desea ingresar la solicitud.
REINTEGROS:
Al seleccionar el servicio de reintegros, deberá completar los campos que se muestran en el formulario ingresando inicialmente los siguientes campos:
-
Fecha Inicio y Fecha Fin: hace referencia al período de los gastos que se están solicitando para reembolso.
- Moneda: moneda en la cual se realizaron los gastos.
Posterior, se desplegará la pantalla anexa, en la cual se procederá a ingresar cada uno de los comprobantes que respaldan la solicitud de reintegro. *El ingreso de comprobantes también se podrá realizar desde la opción “Liquidación de solicitudes”*
AGREGAR NUEVO PROVEEDOR:
Para ingresar un nuevo proveedor dar clic en el botón nuevo proveedor, se desplegará la pantalla adjunta y se debe detallar la razón social del proveedor que ha emitido el documento que estamos ingresando y el NIT/RUC/RTN sin guiones, dar clic al botón guardar y el proveedor quedará guardado en la base de datos
Al finalizar el ingreso de comprobantes podrá descargar un archivo en Excel con el detalle de los comprobantes ingresados dando clic al botón descargar respaldo, dar clic al botón enviar.
NOTA: Para que la liquidación sea enviada a revisión debe dar clic al botón enviar o liquidar.
ANTICIPOS:
Para el servicio de anticipos, debe completar los campos del siguiente formulario, ingresando la fecha de inicio y de fin, la moneda de la solicitud, el monto y el concepto del anticipo, también tiene la posibilidad de ingresar observaciones en caso de que apliquen, Adicional, tiene la posibilidad de adjuntar un archivo de respaldo para la solicitud.
Al finalizar debe presionar el botón "Enviar".
REINTEGRO POR TARJETA DE CREDITO:
Para este servicio, deberá completar el formulario ingresando la fecha de inicio y fin, la moneda de la solicitud, el monto autorizado y los últimos 6 dígitos de la tarjeta de crédito, los cuales serán codificados por motivos de seguridad, también puede agregar las observaciones que considere necesarias y adjuntar los comprobantes de respaldo de los gastos realizados.
Al finalizar debe presionar el botón "Enviar".
COMPRAS:
Para la solicitud de compra, es necesario completar todos los campos del formulario, seleccionando una fecha de entrega, un tipo de producto, la cantidad, los detalles del producto o sus características específicas y la dirección de entrega.
Si es necesario podrá adjuntar un archivo a la solicitud.
Al finalizar debe presionar el botón Enviar.
BOLETOS Y HOSPEDAJE:
Se deberá completar el formulario ingresando la fecha de inicio y fin del viaje a realizar, el destino al que desea viajar, el número de pasaporte e indicar si aplica o no hospedaje, puede agregar las observaciones que considere necesarias. Se debe adjuntar caratula del pasaporte y autorización del jefe inmediato para gestionar la compra.
Al finalizar debe presionar el botón Enviar.
PAGO A PROVEEDORES:
Con el servicio pago a proveedores tenemos dos opciones.
La primera es para pago a proveedores individuales y la segunda para pago a proveedores grupales.
Al seleccionar pago a proveedores individuales, deberá completar el siguiente formulario, donde deberá ingresar la fecha de inicio y de fin (periodo de fecha que comprende el pago), la moneda de la solicitud, el monto a pagar al proveedor, seleccionar el concepto, país y proveedor, agregar un número de cuenta, el banco y el tipo de cuenta bancaria, como información adicional puede ingresar todas las observaciones que considere necesarias.
Podrá adjuntar un archivo el cual servirá como respaldo de la solicitud.
Al finalizar debe presionar el botón Enviar.
Para pago a proveedores grupales, deberá completar el formulario ingresando la fecha de inicio y de fin (periodo de fecha que comprende el pago), la moneda, el monto a pagar, la cantidad de proveedores incluidos en la solicitud y las observaciones.
Podrá adjuntar un archivo de respaldo.
Al finalizar debe presionar el botón Enviar.
REINTEGRO POR LAYOUT:
Se deberán ingresar la fecha de inicio y fin, la moneda, el monto autorizado y las observaciones dentro del formulario.
Es obligatorio adjuntar el archivo de respaldo correspondiente el cual servirá como insumo para el analista de viáticos al momento de realizar la revisión.
Al finalizar debe presionar el botón Enviar
Liquidación de solicitudes:
Al seleccionar esta opción si el usuario no finalizó el ingreso de comprobantes de su solicitud de reintegro o reintegro de gastos por tarjeta de crédito en la pantalla “ingreso de solicitud” tendrá la opción de seleccionar la solicitud y dar clic al botón “ingresar comprobantes”.
(En esta pantalla también podrás visualizar los anticipos que están pendientes de liquidar)
Al dar clic al botón ingresar comprobantes se desplegará la siguiente pantalla en la cual debe realizar el ingreso de comprobantes, podrá descargar un archivo en excel con el detalle de los comprobantes ingresados dando clic al botón descargar respaldo, al finalizar dar clic al botón Liquidar.
NOTA: Si no se da liquidar en la solicitud, no cambia de estado y no llega a la cola de trabajo del analista ARCH.
Mis solicitudes:
En la opción "Mis solicitudes", podrá visualizar el histórico de solicitudes realizadas con su estado actual dentro del sistema de viáticos. Adicional podrá descargar nuevamente el reporte de excel de las liquidaciones ingresadas.
Estatus:
- Solicitado: El viatico aún no ha sido finalizado, debe dar clic al botón liquidar.
- Revisión: La solicitud se encuentra en validación del analista de viáticos.
- Pendiente de pago: El viatico se encuentra en proceso de aplicación
- Rechazado: Su solicitud fue rechazada por falta de información o errores en la liquidación. El analista de viáticos se pondrá en contacto con el colaborador.
