Los gastos que pueden ser presentados como viáticos son los siguientes:
- Alimentación
- Combustible
- Transporte
- Estacionamientos y Peaje
- Hospedaje
- Boletos aéreos (previa autorización del cliente).
- Materiales o herramientas de trabajo (necesarios para la ejecución de sus funciones).
Los gastos antes descritos son rubros que aplican para ser reconocidos como viáticos, pero están sujetos a lo autorizado o asignado a cada colaborador.
Solicitud de Anticipo de Viáticos
- El colaborador deberá presentar el formato de la solicitud debidamente autorizada por su jefe inmediato. Deberá realizar la solicitud con al menos 2 días hábiles de anticipación.
- ARCH LATAM realizara el desembolso por medio de transferencia a cuenta bancaria. Los días de depósito de anticipo de viáticos para viajes o cualquier otra emergencia serán martes y jueves.
- Los anticipos brindados para viajes o giras deberán liquidarse máximo 5 días hábiles después del uso de los fondos o a más tardar en el mes en que se desembolsó el dinero. (No debe exceder más de 30 días). Los anticipos no liquidados en el tiempo estipulado se procederán a descontar vía nómina.
- No se procesará nuevas solicitudes de fondos a colaboradores que tengan pendiente presentar liquidaciones de anticipos brindados anteriormente. No es permitida la liquidación parcial.
- Los fondos no utilizados deberán depositarse a la cuenta de banco de ARCH LATAM.
- Deberá incluirse en la liquidación de gastos el comprobante del depósito.
Reembolsos y Liquidación de gastos
- Las solicitudes de reembolsos deberán ser solicitados a ARCH LATAM por medio de la plataforma de viáticos, adjuntando los soportes fiscales correspondientes.
- Todos los comprobantes deberán entregarse de forma digital para el trámite de pago, y deberán entregarse de forma física en el mes correspondiente en las oficinas ARCH LATAM.
Comprobantes de gastos
- Los comprobantes de gasto deberán contar con el detalle del consumo y no deben presentar ningún tipo de alteración.
- Los comprobantes deberán estar vigentes y en el formato autorizado por el ente fiscalizador de cada país. Las facturas deben ser solicitadas a nombre de cada razón social correspondiente según país que aplique (ver artículo que corresponda).
- No se aceptarán liquidaciones que contengan facturas que excedan más de un mes de antigüedad.
- Para viajes al exterior deberá presentar en su liquidación un documento de soporte del viaje (boleto, pasaporte sellado, etc.). Las facturas o recibos deberá solicitarlos a nombre de Outsource Empresial SRL o según corresponda al país de origen.
- ARCH recibirá las solicitudes de reintegros y liquidación de viáticos debidamente autorizados según el calendario asignado a cada colaborador previamente establecido.
Importante tomar en cuenta:
ARCH LATAM rechazará los reportes de liquidación de gastos que no cumplan con lo estipulado cuando:
- Las facturas no estén a nombre de ARCH o las excepciones no estén previamente autorizadas.
- La suma de los comprobantes no cuadre con el reporte presentado y autorizado.
- No se adjunten todos los comprobantes detallados en el formato de excel para liquidación.
Te recomendamos el siguiente artículo haz clic acá para confirmar el nombre de la razón social de ARCH LATAM que aplica para gestionar tus comprobantes.